隨著物聯網技術和人工智能技術的發展，大量設備的自我感知能力和自我處置能力為人們的日常工作提供了極大的便利，提高了工作效率，減少了失誤。目前，智能技術也應該廣泛體現在檔案庫房的各種設備(密集架、密集柜、智能密集柜)中。比如檔案庫房所需的智能環境控制系統，可以實現庫房的消毒殺菌、庫房溫濕度的自動監控、自動通風，大大提高了檔案庫房管理的智能化程度。
目前各地檔案庫房的配置層次較多，有的檔案庫房智能化程度相對較低，有的檔案庫房智能化配置比較齊全。但由于在智能檔案架、檔案定位與存取、溫濕度控制等方面缺乏統一標準。設備只能獨立運行，未能實現智能聯動和一體化管理，檔案管理軟件和設備的使用嚴重脫節，其智能化功能被削弱。這造成了檔案庫房設施設備使用的碎片化，也造成了多頭管理、重復建設、管理效率低、利用成本高、節能效果差的現象。
近年來，由于檔案管理不善，事件層出不窮。檔案庫房安全不到位，檔案被不法人員竊取，災害預警不完善，火災、漏水、蠕蟲等頻發。
